هنگام ایجاد یک کسب و کار خدمات حرفه ای، مانند یک شرکت حسابداری، آژانس خلاق، شرکت معماری یا شرکت مشاوره، چهار چالش متداول وجود دارد که احتمالاً با آن روبرو خواهید شد: مدیریت لیست پروژه های در حال رشد خود، پیگیری ساعت های قابل پرداخت، دریافت پرداخت. به موقع و مدیریت جریان نقدی و پیش بینی درآمد خود را حفظ کنید.
خوشبختانه، اگر از این چالش‌ها آگاه هستید، می‌توانید فرآیندها و فناوری‌هایی را پیاده‌سازی کنید تا به شما در مدیریت تمام قطعات متحرک در حین رشد و حفظ کنترل کسب‌وکارتان کمک کنند.
برنامه‌های موجود در Xero App Store می‌توانند به ساده‌سازی و خودکارسازی برخی از این فرآیندها کمک کنند، و به شما نشان دهند که معیارهای مهم را در معرض دید بیشتری قرار می‌دهند تا بتوانید سودآوری را افزایش دهید و در عین حال مشتریان و کارکنان خود را راضی نگه دارید.
1. پیش بینی درآمد
چالش: یکی از بزرگترین موانع برای کسب و کارهای خدمات حرفه ای، پیش بینی درآمد است که برای گزارش ذینفعان، تصمیمات استخدام و پیش بینی رشد کلی مهم است. تغییر پویایی بازار و تغییر تقاضای مشتریان می تواند این امر را دشوار کند و تنها تکیه بر داده های تاریخی می تواند منجر به عدم دقت شود.
نحوه رسیدگی به آن: با تجزیه و تحلیل بازار هدف خود شروع کنید. به مشاغل مشابه نگاه کنید تا ایده ای از قیمت و تقاضا به دست آورید و سپس از تخمین های محافظه کارانه برای ایجاد پیش بینی درآمد خود استفاده کنید. همانطور که تجربه کسب می کنید، پیش بینی های خود را بر اساس داده های واقعی اصلاح کنید و سناریوهای پیش بینی متعددی را در نظر بگیرید – بهترین حالت، بدترین حالت و به احتمال زیاد. هنگامی که آماده حرکت فراتر از صفحات گسترده هستید، نرم افزارهای گزارش دهی و برنامه های کاربردی با قابلیت های پیش بینی درآمد می توانند به شما کمک کنند روندها را تجسم کرده و در صورت نیاز تنظیم کنید.
برنامه ها می توانند کمک کنند: سوفت می تواند به شما در ایجاد کمک کند گزارش‌ها، پیش‌بینی‌ها و داشبوردهای زیبا و تعاملی که با داده‌های Xero شما همگام می‌شوند و تصویر کاملی از کسب‌وکارتان به شما می‌دهند. ProjectWorks می تواند پیش بینی درآمد هوشمندانه ای را بر اساس داده های مالی و منابع به شما ارائه دهد، که همه آنها را می توانید از برنامه مشاهده و کنترل کنید.
2. گزارش و پیگیری زمان
چالش: زمان سنجی می تواند خسته کننده باشد، اما برای صورتحساب دقیق مشتریان و مدیریت کارآمد منابع بسیار مهم است. عدم دقت در ردیابی زمان می‌تواند به سرعت سودآوری شما را از بین ببرد و ناهماهنگی‌ها می‌توانند زمان‌بندی و بودجه پروژه را مختل کنند، کارمندان را خسته کنند و اعتماد مشتریان شما را از دست بدهند.
نحوه رسیدگی به آن: نرم افزار ردیابی زمان کاربرپسند را پیاده سازی کنید که تیم شما را تشویق می کند تا ساعت ها را به طور مداوم ثبت کند. به دنبال برنامه‌هایی باشید که امکان ردیابی بی‌درنگ را فراهم می‌کنند و با سایر سیستم‌هایی که تیم شما استفاده می‌کند، مانند Xero، یکپارچه می‌شوند. این نوع فناوری می‌تواند دید بیشتری را به شما بدهد که چه کسی روی چه چیزی و برای چه مدت کار می‌کند. نتیجه؟ برای به حداکثر رساندن سودآوری شغل، کنترل دقیق تری بر بودجه و ساعات پروژه دارید و می توانید در آینده با دقت بیشتری پیشنهاد دهید.
برنامه ها می توانند کمک کنند: MinuteDock ساعت های ثبت را به طور موثر ساده تر می کند برای کارمندان، با قابلیت جابه‌جایی آسان بین مشتریان و پروژه‌ها و ردیابی زمان از طریق گوشی‌های هوشمندشان، در حالی که برنامه‌های متمرکز را برای شما فراهم می‌کند. این نمودارها را با Xero متصل می کند تا به طور خودکار فاکتورها را با داده های صحیح تولید کند.
3. مدیریت پروژه و منابع
چالش: مدیریت پروژه های متعدد می تواند به سرعت تبدیل به هرج و مرج شود، به خصوص اگر در حال دستکاری از ضرب الاجل ها، انتظارات مشتری و محدود یا تغییر منابع تیم باشید.
نحوه رسیدگی به آن: یک ابزار مدیریت پروژه مانند Trello یا Asana را برای سازماندهی مشاغل و پیگیری پیشرفت پروژه انتخاب کنید و یک برنامه مدیریت منابع کارکنان را در نظر بگیرید که به شما نشان می دهد چه کسی در دسترس است یا ظرفیت مازاد دارد. محدوده، زمان بندی و مسئولیت های پروژه را از ابتدا به وضوح تعریف کنید. به طور منظم با تیم خود تماس بگیرید تا موانع را زودتر شناسایی کنید و همه را در مسیر خود نگه دارید. همه اینها می تواند به شما کمک کند پروژه ها را با استانداردهای بالا، به موقع و با بودجه تحویل دهید.
برنامه ها می توانند کمک کنند: پروژه ها در یک نگاه به شما ظرفیت فعلی کارمندانتان را نشان می دهند، بنابراین می توانید راحت تر برای کارهای موفق برنامه ریزی کنید، بدون اینکه ضرب الاجل داشته باشید یا کارمندان را خسته کنید.
4. دریافت حقوق
چالش: تأخیر در پرداخت ها – یا آنچه که ما آن را “بدهی بد” می نامیم – می تواند باعث استرس مالی، عاطفی و فیزیکی برای مشاغل کوچک شود و مدیریت جریان نقدی ثابت را دشوار کند.
نحوه رسیدگی به آن: شرایط پرداخت را از قبل مشخص کنید – مطمئن شوید که مشتریان فرآیند و مهلت‌های صورتحساب شما را درک می‌کنند. ممکن است تصمیم بگیرید که یادآوری‌های صورتحساب را تنظیم کنید، مشوق‌های پرداخت زودهنگام ارائه دهید، یا هزینه‌های تأخیر پرداخت را اعمال کنید.
برنامه ها می توانند کمک کنند: گزینه‌های صورتحساب دیجیتال Xero، پرداخت آنی به شما را برای مشتریان آسان می‌کند. داده‌های جهانی ما نشان می‌دهد که صورت‌حساب‌هایی که یک سرویس پرداخت آنلاین ضمیمه شده‌اند تا دو برابر سریع‌تر از مشتریانی که از پرداخت‌های آنلاین استفاده نمی‌کنند پرداخت می‌شوند. علاوه بر این، برنامه‌ها می‌توانند به‌طور خودکار هزینه‌های دیرکرد را اعمال کنند و فاکتورها را با داده‌های برنامه دقیق سفارشی کنند. به عنوان مثال، برنامه‌های پرداخت مانند GoCardless جمع‌آوری پرداخت‌های مشتریان عادی را به‌طور خودکار انجام می‌دهند، بنابراین دیگر دنبال صورت‌حساب‌های پرداخت نشده نیستید. MinuteDock به شما امکان می‌دهد جزئیاتی مانند نرخ‌های ساعتی و دسته‌های ردیابی را تنظیم کنید، فاکتورها را دقیق‌تر و در نتیجه احتمال پرداخت به موقع را افزایش می‌دهد.
افکار نهایی
راه اندازی یک کسب و کار خدمات حرفه ای با چالش هایی همراه است. با این حال، وقتی روی ایجاد فرآیندهای قوی برای پیش‌بینی درآمد، زمان‌بندی، مدیریت پروژه و صورتحساب تمرکز می‌کنید، کسب‌وکار پایدارتری ایجاد خواهید کرد که برای رشد آماده است.
همه برنامه‌های مربوط به مشاغل خدمات حرفه‌ای را در فروشگاه App Xero مشاهده کنید.