وسایل نقلیه شرکت همیشه در دسترس نیستند، به خصوص برای مشاغل کوچکتر و در حال رشد. این ممکن است منجر به استفاده کارمندان از اتومبیل خود برای سفرهای کاری شود. چه بازدید از مشتریان، سفر به فرودگاه، یا انجام تحویل، استفاده از وسیله نقلیه شخصی می تواند کارمندان را برای بازپرداخت مسافت پیموده شده واجد شرایط کند. IRS نرخ بازپرداخت را برای سال 2023 ارائه می دهد، اما موارد بیشتری برای در نظر گرفتن وجود دارد.
برخی از رهبران مشاغل معتقدند که از آنجایی که IRS نرخ بازپرداخت را تعیین می کند، قانون فدرال مستلزم پرداخت غرامت برای کارمندان برای استفاده از وسیله نقلیه است. این فقط در موارد خاصی صادق است و برخی از قوانین ایالتی ممکن است الزامات اضافی داشته باشند. با این حال، بازپرداخت هزینه های فرسودگی و فرسودگی وسایل نقلیه به کارکنان می تواند یک عمل تجاری خوب باشد، حتی زمانی که نیازی به آن نباشد. در اینجا مروری بر دستورالعمل های بازیابی مسافت پیموده شده برای سال 2023 است.
بازیابی مسافت پیموده شده چیست؟
بازپرداخت مسافت پیموده شده عملی است برای جبران هزینه های کارکنان برای استفاده از وسایل نقلیه شخصی آنها برای تجارت شرکت. این معمولاً بر اساس هر مایل محاسبه می شود و برای پوشش هزینه های سوخت، تعمیر و نگهداری خودرو و هزینه های استهلاک طراحی شده است.
توجه به این نکته مهم است که بازپرداخت مسافت پیموده شده با کل هزینه های سفر کاری متفاوت است. در حالی که هزینه های سفر می تواند شامل اسکان، غذا و هزینه های حمل و نقل باشد، بازپرداخت مسافت پیموده شده به طور خاص به استفاده از وسایل نقلیه شخصی برای اهداف مربوط به کار اشاره دارد.
این بازپرداخت برای پوشش هزینه سوخت، تعمیر و نگهداری خودرو و استهلاک در نظر گرفته شده است، بدون اینکه شرکت مستقیماً این هزینه ها را پوشش دهد. به عنوان مثال، اگر یک کارمند برای یک سفر کاری 30 دلار برای بنزین خرج کند، فقط به ازای هر مایل هزینه آن بازپرداخت می شود، نه 30 دلار اضافی هزینه سوخت.
سیاست های سفر و بازپرداخت کاملاً تعریف شده ای ایجاد کنید تا موقعیت شرکت خود را روشن کنید. هنگام ایجاد این سیاست‌ها، قوانین بازپرداخت مسافت پیموده شده فدرال و ایالتی، تعداد دفعات استفاده از وسیله نقلیه توسط کارمندان، و پیامدهای مالیاتی استراتژی بازپرداخت مسافت پیموده شده را در نظر بگیرید.
بازپرداخت مسافت پیموده شده چقدر است؟
اکثر شرکت ها از نرخ بازپرداخت مسافت پیموده شده منتشر شده از IRS پیروی می کنند که به طور مرتب به روز می شود. برای سال 2024، نرخ استاندارد مسافت پیموده شده IRS برای استفاده تجاری از وسیله نقلیه شخصی 67 سنت در هر مایل است. این نشان دهنده افزایش 1.5 سنتی نسبت به نرخ سال 2023 است که دلیل آن نوسانات مداوم در قیمت سوخت و هزینه های خودرو است.
اگرچه بسیاری از شرکت‌ها نرخ IRS را می‌پذیرند، اما درک این نکته بسیار مهم است که قانون فدرال کسب‌وکارها را ملزم نمی‌کند در بیشتر موارد مسافت پیموده شده را به کارمندان بازپرداخت کنند. استثنا زمانی است که عدم اعاده به کار باعث می شود غرامت کارمند کمتر از حداقل دستمزد فدرال باشد.
برخی از قوانین ایالتی مستلزم بازپرداخت مسافت پیموده شده هستند و بسیاری از رهبران کسب و کار آن را هزینه ای معقول می دانند زیرا کارمندان از منابع شخصی خود برای منافع شرکت استفاده می کنند.
نحوه محاسبه بازیابی مسافت پیموده شده
فرمول محاسبه بازپرداخت مسافت پیموده شده ساده است: تعداد مایل های طی شده را در درصد بازپرداخت ضرب کنید. به عنوان مثال، اگر یک کارمند 100 مایل برای محل کار رفت و آمد کند، با استفاده از نرخ IRS 2023، محاسبه به صورت زیر خواهد بود:
100 x 0.67 دلار = 67.00 دلار
با این حال، رهبران کسب و کار بیشتر بر روی ردیابی مسافت پیموده شده و پردازش بازپرداخت تمرکز می کنند تا فرمول اساسی.
وقتی رهبران کسب و کار می پرسند، “بازپرداخت مسافت پیموده شده چگونه محاسبه می شود؟”
بهترین شیوه های بازیابی مسافت پیموده شده
برای اطمینان از اینکه خط مشی بازپرداخت شما شفاف و منصفانه است، یافتن خط مشی برای کارمندان باید آسان باشد. یک وب سایت داخلی شرکت با فرم بازپرداخت به ساده کردن روند کمک می کند. بخش سؤالات متداول وب سایت که سؤال «بازپرداخت مسافت پیموده شده چقدر است؟» می تواند تیم حسابداری شما را از پاسخگویی مکرر به این سؤال نجات دهد.
دشوارترین بخش بازپرداخت مسافت پیموده شده همیشه ردیابی دقیق تعداد مایل های طی شده توسط کارمند بوده است. اگر فراموش کنند مسافت پیموده شده را روی کیلومترشمار ماشین خود ثبت کنند، اغلب از تخمین ها استفاده می شود. این به طور تاریخی منجر به پرداخت بیش از حد شرکت‌های بازپرداخت شده است. خوشبختانه امروزه ابزارها و برنامه‌های GPS خودکاری وجود دارند که گزارش‌های مسافت پیموده شده بسیار دقیق‌تری را تولید می‌کنند.
پس از ارسال فرم های مسافت پیموده شده، مرحله نهایی رسیدگی به بازپرداخت به موقع است. زمان برگشت را بخشی از خط مشی بازپرداخت خود قرار دهید تا کارمندان بدانند چه انتظاری دارند. برای مثال، بسته به اینکه چه چیزی برای تیم AP شما بهتر است، یک بار در هفته یا دو بار در ماه چک بازپرداخت صادر کنید.
به طور خلاصه، بهترین شیوه ها عبارتند از:
- شفاف سازی ارتباطات خط مشی: خط مشی بازپرداخت خود را به راحتی در دسترس همه کارمندان قرار دهید، ترجیحاً در وب سایت داخلی شرکت.
- فرآیند ارسال پیشرفته: یک فرم ارسال مسافت پیموده شده کاربر پسند، دیجیتال یا فیزیکی ارائه دهید.
- ردیابی دقیق: استفاده از ابزارهای GPS یا برنامه های تلفن همراه را برای ردیابی دقیق مسافت پیموده شده تشویق کنید.
- پردازش به موقع: ایجاد و برقراری یک برنامه ثابت برای پردازش بازپرداخت.
- بررسی منظم خط مشی: هر ساله خط مشی خود را بررسی و به روز کنید تا تغییرات در نرخ های IRS و نیازهای شرکت را منعکس کند.
پیامدهای مالیاتی بازپرداخت مسافت پیموده شده
درک پیامدهای مالیاتی بازپرداخت مسافت پیموده شده برای کارفرمایان و کارمندان بسیار مهم است. برای کارفرمایان، بازپرداخت با نرخ استاندارد IRS یا کمتر از آن، هزینه های تجاری قابل کسر مالیات در نظر گرفته می شود. با این حال، اگر بازپرداخت بیش از نرخ IRS باشد، مقدار اضافی ممکن است تا حدی مشمول مالیات کارمند باشد.
در سمت کارمند، بازپرداخت با نرخ IRS یا کمتر از آن به طور کلی درآمد مشمول مالیات در نظر گرفته نمی شود. کارمندان مجبور نیستند این هزینه های بازپرداخت شده را در اظهارنامه مالیاتی خود گزارش کنند. با این حال، اگر کارفرما مسافت پیموده شده را بازپرداخت نکند یا کمتر از نرخ IRS بازپرداخت کند، کارمندان می توانند در صورت جزئی کردن کسورات، مابه التفاوت مالیات خود را کسر کنند. توجه به این نکته حائز اهمیت است که این کسر محدودیت های خاصی دارد و ممکن است برای همه کارمندان قابل دسترسی نباشد.
جایگزین های بازیابی مسافت پیموده شده
اگرچه بازپرداخت مسافت پیموده شده یک رویکرد رایج است، برخی از کسب و کارها روش های جایگزینی را برای جبران خسارت کارمندان برای استفاده از وسیله نقلیه انتخاب می کنند. یکی از این گزینه ها کمک هزینه ثابت خودرو است که در آن کارفرمایان مبلغ مشخصی ماهانه برای کارمندانی که به طور منظم از وسایل نقلیه شخصی خود برای کار استفاده می کنند، ارائه می دهند. این روش ممکن است مدیریت را ساده کند، اما ممکن است به طور دقیق هزینه های واقعی متحمل شده توسط کارکنان را منعکس نکند.
گزینه دیگر حفظ ناوگان خودروی شرکت برای استفاده تجاری است. این رویکرد به کارفرمایان کنترل بیشتری بر نگهداری و استفاده از خودرو می دهد، اما با هزینه های اولیه بالاتر و مسئولیت های مدیریتی مداوم همراه است.
برخی از شرکت‌ها روش هزینه واقعی را ترجیح می‌دهند که بر اساس هزینه‌های خاص متحمل شده، مانند سوخت و تعمیر و نگهداری، به جای استفاده از نرخ هر مایل، بازپرداخت می‌کنند. این روش می‌تواند دقیق‌تر باشد، اما نیاز به نگهداری سوابق دقیق دارد و می‌تواند یک بار اداری باشد.
در نهایت، برخی از شرکت ها رویکردهای ترکیبی را با ترکیب عناصر روش های مختلف برای رفع نیازهای خاص خود اجرا می کنند. برای مثال، آنها ممکن است کمک هزینه اولیه خودرو به اضافه مسافت پیموده شده را برای سفرهای طولانی بازپرداخت کنند.
مشکلات رایجی که هنگام بازپرداخت مسافت پیموده شده باید از آنها اجتناب کرد
هنگام اجرای سیاست بازپرداخت مسافت پیموده شده، کسب و کارها باید از چندین مشکل رایج آگاه باشند. یکی از مهمترین آنها پاسخگویی ناکافی است. عدم رعایت گزارش‌های دقیق مسافت پیموده شده می‌تواند منجر به مشکلات مالیاتی و احتمالاً پرداخت‌های اضافی شود که هزینه‌های غیرضروری را برای شرکت تحمیل می‌کند.
یکی دیگر از اشتباهات رایج نادیده گرفتن قوانین ایالتی است. در حالی که قانون فدرال در بیشتر موارد بازپرداخت مسافت پیموده شده را الزامی نمی کند، برخی از ایالت ها الزامات سخت گیرانه تری دارند. کسب‌وکارهایی که در چندین ایالت فعالیت می‌کنند باید به ویژه در مورد رعایت مقررات مختلف ایالتی هوشیار باشند.
اجرای ناهماهنگ قوانین، دام دیگری است که می تواند منجر به مشکلات روحی و مشکلات قانونی احتمالی شود. بسیار مهم است که سیاست بازپرداخت به طور یکسان برای همه کارکنان واجد شرایط اعمال شود تا از برداشت های طرفداری یا تبعیض جلوگیری شود.
بسیاری از شرکت ها نیز در دام غفلت از به روز رسانی منظم خط مشی ها گرفتار می شوند. از آنجایی که نرخ‌های IRS و نیازهای تجاری در طول زمان تغییر می‌کنند، عدم بررسی و تعدیل خط‌مشی می‌تواند منجر به شیوه‌ها و نرخ‌های قدیمی شود که دیگر به طور موثر به شرکت یا کارمندان آن خدمت نمی‌کنند.
در نهایت، نادیده گرفتن فناوری موجود برای پیگیری مسافت پیموده شده و فرآیند بازپرداخت می تواند منجر به ناکارآمدی شود. بسیاری از کسب‌وکارها هنوز به روش‌های ردیابی دستی تکیه می‌کنند، زمانی که برنامه‌های کاربردی و راه‌حل‌های نرم‌افزاری متعدد می‌توانند فرآیند را خودکار و ساده‌سازی کنند و در زمان صرفه‌جویی کنند و خطاها را کاهش دهند.
با آگاهی از این مشکلات رایج، کسب‌وکارها می‌توانند سیاست‌های بازپرداخت مسافت پیموده شده قوی‌تر و مؤثرتری را ایجاد کنند که به نفع شرکت و کارمندان باشد.
برای کمک به سیاست‌هایی مانند بازپرداخت مسافت پیموده شده، indinero را انتخاب کنید
اکثر شرکت ها باید در سطوحی با بازیابی مسافت پیموده شده دست و پنجه نرم کنند. شرکت‌های کوچکتر ممکن است وسایل نقلیه کاری برای استفاده کارمندان نداشته باشند، و بسیاری از موقعیت‌ها را ایجاد می‌کند که در آن کارمندان باید هزینه مسافت پیموده شده را بازپرداخت کنند. اما حتی شرکت‌های بزرگی که دفاتر راه دور زیادی دارند، باید هنگام رفت و آمد کارکنان به دفتر مرکزی شرکت، بازپرداخت را پردازش کنند.
صرف نظر از اندازه شرکت شما، یک سیاست بازپرداخت روشن و موثر باعث صرفه جویی در هزینه شرکت شما می شود و کارمندان را راضی نگه می دارد. این تنها یکی از بسیاری از سیاست های مالی است که یک شرکت برای موفقیت به آن نیاز دارد. برای کمک و راهنمایی در مورد این قوانین، تیم مجرب indinero را انتخاب کنید. امروز با ما تماس بگیرید تا ببینیم چگونه می توانیم کمک کنیم