درک حساب های پرداختنی در مقابل دریافتنی ها می تواند چالش برانگیز باشد. هر دو اصطلاح به سوابق پول بدهکار یا از کسب و کار شما اشاره دارد، اما تفاوت های ظریف مهمی وجود دارد که هر صاحب کسب و کاری باید آنها را درک کند.
این مقاله این نکات ظریف را با نکاتی برای مدیریت حسابهای شما و مقابله با مسائل سختی مانند پرداخت‌های دیرهنگام بیان می‌کند.
واژگان ضروری حسابداری را برای کارآفرینان دریافت کنید
با یادگیری زبان حسابداری، روابط قوی تری با مشاوران مالی، حسابداران و سرمایه گذاران ایجاد کنید.
فرهنگ لغت خود را دانلود کنید
تعریف حسابهای پرداختنی
حسابهای پرداختنی (AP) به پولی اطلاق می‌شود که یک شرکت به تامین‌کنندگان یا بستانکاران برای کالاهای دریافت‌شده اما هنوز پرداخت نشده است. آنها بدهی های جاری در ترازنامه محسوب می شوند و باید در مدت معینی تسویه شوند تا از جریمه ها یا آسیب به روابط تامین کنندگان جلوگیری شود. فاکتورهای فروشنده اغلب شامل عباراتی مانند “Net 30” یا “Net 60” هستند که تعداد روزهای قبل از پرداخت را نشان می دهد.
مدیریت جریان نقدی به نگهداری موثر سوابق AP بستگی دارد. این تضمین می کند که شرکت شما نقدینگی را حفظ می کند و می تواند به تعهدات کوتاه مدت خود عمل کند و در عین حال به شما در حفظ رتبه اعتباری خود کمک کند.
تعریف مطالبات
حساب های دریافتنی (AR) پولی است که مشتریانش به یک شرکت برای کالاها یا خدمات تحویل داده شده اما هنوز پرداخت نشده اند. به عنوان دارایی در ترازنامه شما ثبت می شود که نشان دهنده حق شما برای جمع آوری این وجوه در آینده است.
با توجه به اینکه 79 درصد از صاحبان مشاغل کوچک در صورت تأخیر پرداخت فاکتورها دستمزد خود را کاهش می دهند، یک سیستم AR مؤثر برای موفقیت بسیار مهم است.
برگه حساب های دریافتنی در مقابل حساب های پرداختنی
| جنبه | تکالیف (AP) | حساب های دریافتنی (AR) |
| تعریف | مسئولیت شرکت در قبال تامین کنندگان / بستانکاران | مبالغ بدهی مشتریان به شرکت |
| تعادل | بدهی جاری | دارایی جاری |
| نوع معامله | خرید اعتباری | فروش اعتباری |
| تاثیر جریان نقدی | خروجی پرداخت فاکتور | ورودی هنگام جمع آوری فاکتورها |
| تمرکز مدیریت | پرداخت به موقع برای جلوگیری از تاخیر در هزینه | جمع آوری به موقع برای حفظ نقدینگی |
| اتصالات | روابط با تامین کنندگان | روابط با مشتری |
اطلاعات پیشرفته برای یک تجارت در حال رشد
فراتر از تعاریف اولیه، دلایل زیادی وجود دارد که چرا صاحبان مشاغل باهوش تلاش می کنند تا حساب های پرداختنی در مقابل دریافتنی را مدیریت کنند.
اقلام تعهدی جاری در مقابل گزارش وجه نقد: بیشتر کسب و کارها با حسابداری «پایه نقدی» شروع می‌کنند، جایی که معاملات فقط زمانی ثبت می‌شوند که پول تغییر کند. با این حال، حسابداری تعهدی با تشخیص هزینه‌ها در زمان انجام آنها به جای پرداخت، می‌تواند به میزان قابل توجهی در مالیات کسب‌وکار شما صرفه‌جویی کند و به شما امکان می‌دهد از خریدهایی که هنوز برای آنها پرداخت نکرده‌اید کسر کنید.
حفظ سوابق AR و AP برای استفاده از این تکنیک کاهش مالیات کلیدی است.
وام های تجاری: بانک ها برای اکثر وام ها، مانند املاک و مستغلات یا سایر دارایی های سخت، به وثیقه نیاز دارند. حتی زمانی که این کار را نمی‌کنند، نرخ‌های بهره و شرایط بازپرداخت به‌طور قابل‌توجهی نسبت به زمانی که دارایی برای تضمین وام داشته باشید، مطلوب‌تر است.
با این حال، گاهی اوقات مطالبات وثیقه کافی در نظر گرفته می شود. سوابق قابل اعتماد پرداخت های به موقع از مشتریان می تواند برای تامین سرمایه جدید حیاتی باشد.
تخفیف های پرداخت زودهنگام: تامین کنندگان اغلب تخفیف هایی را برای پرداخت های اولیه ارائه می دهند. حفظ روابط مثبت می تواند به شرایط اعتبار بهتر و نرخ های مطلوب تر منجر شود.
پیش بینی جریان نقدی: مدیریت دقیق AR و AP به کسب و کارها امکان می دهد تا مدل های مالی دقیق تری از سناریوهای آینده ایجاد کنند. با پیش‌بینی جریان‌های ورودی و خروجی، می‌توانید منابع را تخصیص دهید و از کمبود نقدینگی که می‌تواند عملیات را مختل کند، جلوگیری کنید.
چگونه مشتریان را به پرداخت به موقع تشویق کنیم
هنگامی که مشتریان به طور منظم فاکتورها را با تاخیر پرداخت می کنند، می تواند مشکلات قابل توجهی برای کسب و کار شما ایجاد کند و شما را از مدیریت حقوق و دستمزد، خرید موجودی یا خدمات به موقع وام ها باز دارد.
در اینجا چند راه برای مقابله فعالانه با این مشکل وجود دارد:
- جریمه ها و ضرب الاجل های دیرکرد را با مشتریان جدید در اوایل روابط تجاری مرور کنید.
- مشوق های بازپرداخت زودهنگام را ارائه دهید. چیزی به کوچکی یک یا دو درصد می تواند انگیزه دهنده باشد.
- به محض اتمام پروژه ها فاکتورها را ارسال کنید و از یک سیستم یادآوری خودکار استفاده کنید.
- اگر مشتری دیر کرد، سریع با او تماس بگیرید. ارتباطات کلیدی است، و در بدترین حالت، مالک کسب‌وکار به احتمال زیاد به ارائه‌دهنده خدماتی که با آن در تماس است پول پرداخت می‌کند تا کسی که به پرداخت از دست رفته اشاره نکرده است.
- برای مشتریانی که معمولاً دیر می‌کنند، میزان پیش پرداخت را افزایش دهید.
نتیجه گیری
با درک تفاوت‌های بین AP و AR، صاحبان کسب‌وکار بهتر می‌توانند جریان نقدی مثبت را حفظ کنند، روابط قوی با تأمین‌کنندگان و مشتریان را تقویت کنند و عملیات مالی خود را بهینه کنند.
ردیابی و مدیریت جریان نقدی کار آسانی نیست، اما با یک متخصص بسیار ساده تر است. همین امروز یک مشاوره با متخصص تیم خدمات حسابداری آنلاین ما رزرو کنید.
